E-Rechnung im Handwerk:
Was ab 2025 gilt — und wie Sie sich vorbereiten.

XRechnung vs. ZUGFeRD: Was ist was?

Was das konkret für Ihren Betrieb bedeutet

• ✓Rechnungen im XRechnung- oder ZUGFeRD-Format müssen empfangen und GoBD-konform archiviert werden — 10 Jahre, unveränderbar.
• ✓Einfache PDFs, die Sie per E-Mail erhalten, sind ab 2025 keine E-Rechnungen im gesetzlichen Sinn — auch wenn sie so aussehen.
• ✓Ihr Steuerberater braucht DATEV-fähige Daten — ZUGFeRD macht die Übergabe automatisch, ohne manuelle Eingabe.
• ✓Die Umstellung dauert in der Regel wenige Wochen — keine eigene IT-Abteilung erforderlich.

Häufige Fragen

Muss mein Handwerksbetrieb ab 2025 E-Rechnungen schreiben?

Nein — ab dem 1. Januar 2025 müssen Sie E-Rechnungen nur empfangen können. Die Sendepflicht kommt gestaffelt: ab 2027 für Betriebe mit mehr als 800.000 EUR Jahresumsatz, ab 2028 für alle.

Was ist der Unterschied zwischen XRechnung und ZUGFeRD?

XRechnung ist ein rein maschinenlesbares XML-Format — kein PDF, keine Grafik. ZUGFeRD kombiniert ein lesbares PDF mit eingebettetem XML. Für Handwerksbetriebe ist ZUGFeRD oft praktischer, weil der Kunde ein normales PDF bekommt, das im Hintergrund trotzdem vollständig maschinenlesbar ist.

Was ändert sich für meine Buchhaltung und meinen Steuerberater?

Eingehende E-Rechnungen müssen GoBD-konform archiviert werden — unveränderbar, 10 Jahre lang. Ihr Steuerberater profitiert: Wenn Sie ZUGFeRD senden, kann er die Daten direkt in DATEV einlesen, ohne manuelle Eingabe.

Kann ich einfach weiter PDF-Rechnungen schicken?

Bis Ende 2026 ja — mit Zustimmung des Empfängers. Ab 2027 (großer Umsatz) bzw. 2028 (alle) reicht ein einfaches PDF nicht mehr aus. Wer früh umstellt, hat weniger Zeitdruck und kann Fehler in Ruhe beheben.

Was kostet die Umstellung?

Das hängt von Ihrem Ausgangssystem ab. In der Regel ist die Einrichtung in wenigen Wochen abgeschlossen — ohne eigene IT-Abteilung. Sprechen Sie mich für eine kostenlose Einschätzung an.